Ogni giorno i media pubblicano migliaia di contenuti che citano, raccontano e coinvolgono aziende, istituzioni e professionisti. Articoli di giornale, siti di informazioni, lanci di agenzia, trasmissioni radiofoniche e televisive costituiscono un flusso di informazioni continuo che alimenta l’infosfera. Avendo oggi a disposizione diversi mezzi su cui informarci, trovare una notizia non è più il problema, bensì occorre individuare cosa conta davvero all’interno del caos informativo.
Nei sistemi Volocom entrano ogni giorno oltre 4 milioni di nuovi documenti provenienti da più di 200.000 fonti. Sono articoli di stampa, contenuti web, lanci di agenzia, audio e video. Questo enorme patrimonio è da considerarsi una risorsa soltanto se i documenti possono essere cercati, selezionati e organizzati in funzione di una domanda precisa.
Il media monitoring nasce proprio da questa esigenza: seguire in modo continuativo ciò che viene pubblicato su un’azienda, un manager, un prodotto, un concorrente o un tema di scenario e trasformare un flusso disperso in una base informativa utilizzabile.
A questo rapporto tra quantità delle notizie e capacità di orientarsi è dedicato uno dei Quaderni di Volocom, la collana nata nel 2022 dall’esperienza del team di analisi dei media e arricchita dai contributi di esperti esterni. Nel Quaderno Troppe informazioni: nessuna informazione, il lavoro di ricerca delle notizie utili è descritto con l’immagine dell’ago nel pagliaio. Il pagliaio è enorme, ma oggi può essere esplorato con metodo.
Troppe informazioni: nessuna informazione. È arrivata l’era del personal reader — Il Quaderno esplora il sovraccarico informativo e il valore di percorsi di lettura personalizzati per trasformare notizie e dati in conoscenza.
Che cos’è il Media Monitoring?
Il Media Monitoring è il processo attraverso il quale si controlla nel tempo quello che i media pubblicano su un determinato focus di interesse.
C’è una distinzione importante, che nel nostro lavoro teniamo sempre presente: monitorare i media non significa misurare direttamente la realtà, ma osservare il modo in cui quella realtà viene raccontata.
Se, per esempio, volessimo studiare i furti nelle abitazioni di Milano attraverso il Media Monitoring, non potremmo stabilire quanti furti siano realmente avvenuti. Potremmo invece di ricostruire quanto e come i media ne hanno parlato, quali episodi hanno ricevuto una maggiore attenzione da parte del pubblico, quali fonti se ne sono occupate e quali aspetti sono stati messi maggiormente in evidenza.
Il risultato è quindi una mappa della rappresentazione mediatica di quel fenomeno. È il racconto di come un fatto viene selezionato, interpretato e diffuso dai mezzi di informazione. Questa distinzione è essenziale anche quando si leggono i dati: un aumento delle citazioni indica una crescita dell’attenzione dei media, non necessariamente un aumento del fenomeno osservato.
Una ricerca su Goole può restituire una fotografia legata al momento in cui viene effettuata. Il Media Monitoring costruisce invece un perimetro stabile di osservazione e consente di seguire nel tempo la comparsa, la diffusione e l’evoluzione delle notizie.
Quali fonti può monitorare un servizio di Media Monitoring?
Un servizio completo integra stampa, web, agenzie di stampa, radio e televisione.
I confini fra i mezzi sono meno netti di un tempo. Un articolo pubblicato su carta può essere ripreso dalla versione online della testata; una dichiarazione radiofonica può entrare in un servizio televisivo; un lancio di agenzia può generare in pochi minuti numerosi articoli. Un monitoraggio multicanale segue questi passaggi senza confondere le fonti e conserva il contesto in cui ogni contenuto è apparso.
In un progetto operativo, l’ampiezza della copertura ha valore solo se le fonti possono essere filtrate per lingua, territorio, tipologia di mezzo, rilevanza e obiettivo. È così che oltre 200.000 fonti diventano una risorsa effettivamente utilizzabile.
Come funziona concretamente il Media Monitoring?
Un progetto di Media Monitoring parte da una domanda concreta: che cosa dobbiamo sapere? Prima di impostare la ricerca occorre definire il soggetto da seguire, le fonti pertinenti, il periodo di osservazione e l’uso che verrà fatto dei risultati.
Monitorare genericamente un’azienda, infatti, può voler dire cose molto diverse. Un ufficio stampa può voler verificare le citazioni del brand e dei portavoce; una direzione comunicazione può includere prodotti, concorrenti e temi di settore; un ente pubblico può separare l’attività istituzionale da quella dei suoi rappresentanti.
Il percorso di lavoro può essere riassunto così:
È quindi un processo che richiede sempre una verifica puntuale. Infatti, anche una ricerca apparentemente semplice, come il nome di un’azienda, può produrre risultati non pertinenti, omonimie o citazioni prive di interesse, oppure essere troppo restrittiva e omettere contenuti importanti.
Da qui ha origine un lavoro ben noto in Volocom: testare una ricerca, analizzare i risultati, capire che cosa manca ed eventualmente correggerla. Le tecnologie permettono infatti la ricerca all’interno di grandi volumi di informazioni; tuttavia, la pertinenza del risultato dipende dalla qualità con cui il sistema di ricerca è stato costruito.
Il Quaderno C’era una volta la rassegna stampa descrive bene questo passaggio: le query producono i contenuti, mentre il lavoro redazionale verifica ciò che è davvero pertinente e ne stabilisce la corretta collocazione.
C’era una volta la rassegna stampa. Dai ritagli di giornale al digitale — Il Quaderno ripercorre l’evoluzione della rassegna stampa e il suo ruolo attuale come strumento per leggere i media e prendere decisioni informate.
Come si definiscono le parole chiave e le query di monitoraggio?
La query è considerato il cuore del Media Monitoring. È l’insieme delle istruzioni con cui si stabilisce quali documenti devono emergere dal monitoraggio: che cosa cercare e che cosa non cercare.
Scrivere una query non significa semplicemente inserire una singola parola chiave nella barra di ricerca. Una query ben costruita può combinare il nome del soggetto, prodotti, manager, temi collegati, varianti linguistiche e termini da escludere.
Nelle ricerche si può richiedere, per esempio, la presenza contemporanea di più parole, cercare una frase esatta, includere i derivati di un termine o escludere i documenti che contengono espressioni estranee al tema. Queste regole permettono di distinguere una citazione utile da una semplice coincidenza lessicale.
Un caso molto semplice aiuta a comprendere meglio il problema: se il nome da monitorare coincide con un luogo, un cognome molto diffuso o un termine di uso comune, una ricerca impostata solamente su quella parola restituirà inevitabilmente una grande quantità di risultati “sporchi”. La query serve proprio a separare ciò che veramente è l’oggetto della ricerca, da ciò che gli somiglia solamente.
Una buona query non è quella che restituisce il maggior numero di risultati. È quella che riduce il rumore senza perdere le informazioni che contano.
Qual è la differenza tra Media Monitoring e rassegna stampa?
Media Monitoring e rassegna stampa sono due fasi dello stesso lavoro, ma non indicano la stessa attività. Il monitoraggio individua e raccoglie nel tempo i contenuti pubblicati dalle fonti selezionate. La rassegna utilizza quel flusso informativo per costruire una selezione organizzata e ragionata delle notizie di interesse per il destinatario.
Questa distinzione può anche aiutare a fare capire come la rassegna stampa sia evoluta: non riguarda più solamente il fascicolo con i ritagli del giorno prima. Il Quaderno C’era una volta la rassegna stampa ricostruisce il passaggio in modo concreto. Ogni argomento della rassegna viene alimentato da una o più query; segue un periodo di rodaggio per verificarne l’efficacia; infine, la redazione elimina i risultati non pertinenti, riconosce le notizie principali e le ordina secondo criteri concordati con il cliente.
Nello stesso Quaderno Volocom individua quattro qualità della rassegna contemporanea: completezza, velocità, lettura dei trend e serendipità. Quest’ultima riguarda la possibilità di imbattersi anche in informazioni rilevanti che non erano state cercate in modo esplicito.
Che cosa si può ottenere dal Media Monitoring?
Quello che si ottiene dal Media Monitoring dipende dall’obiettivo e da ciò che un’organizzazione deve conoscere. Lo stesso patrimonio informativo può alimentare una rassegna quotidiana, una raccolta tematica o retrospettiva, una selezione di interviste radio-TV, un archivio dedicato a un progetto oppure un report di analisi.
I documenti raccolti permettono di misurare i volumi di copertura, ricostruire l’andamento nel tempo, individuare picchi, fonti e autori più presenti, distinguere articoli dedicati e semplici citazioni, osservare la distribuzione geografica e riconoscere gli argomenti associati. Quando il progetto lo richiede, a questi dati si affiancano indicatori come AVE e OTS.
Il monitoraggio, da solo, mette a disposizione la materia prima. Per capire perché l’attenzione cresce, quali narrazioni emergono o che cosa distingue un soggetto dai suoi concorrenti serve un passaggio ulteriore di analisi. Nei Quaderni Volocom la Media Intelligence viene infatti descritta come l’incontro tra Media Monitoring e Media Analysis: prima si costruisce una base informativa affidabile, poi la si interpreta.
In Volocom questo lavoro viene svolto giornalmente dalla divisione operativa specializzata nella redazione di Report, dove giornalisti e analisti partono dai contenuti raccolti su stampa, web, radio, TV e social per poi costruire un’analisi personalizzata dedicata alla comunicazione, alla reputazione e ai fenomeni che il cliente desidera approfondire.
A chi serve il Media Monitoring?
Il Media Monitoring serve a chi deve lavorare su informazioni pubblicate da molte fonti e non può ricostruire ogni volta il quadro con ricerche manuali e strumenti separati.
Per un ufficio stampa significa verificare dove e come viene citata l’organizzazione. Una direzione comunicazione può seguire il brand, i manager, i prodotti e i temi che incidono sulla reputazione. Un’azienda può osservare concorrenti, mercati e norme che hanno effetti sul proprio settore. Un’agenzia deve spesso gestire contemporaneamente perimetri informativi diversi per più clienti.
Lo stesso vale per istituzioni, associazioni e manager. Nel libro dei 25 anni di Volocom, La Bussola d’Argento, il caso di un direttore di agenzia con numerosi clienti rende evidente il problema: il costo maggiore non è soltanto trovare le notizie, ma ricomporle ogni giorno da fonti e ricerche diverse, verificare ciò che manca e distribuirle alle persone giuste.
La bussola d’argento. Da 25 anni Volocom ti guida nell’infosfera — Realizzato per celebrare i 25 anni di Volocom, il libro ripercorre la storia dell’azienda attraverso le persone, i progetti e le innovazioni che l’hanno accompagnata. Guarda anche al futuro dell’informazione, tra evoluzione dei media, intelligenza artificiale e nuove sfide della News Intelligence.
Questo è uno dei motivi per cui il tema del tempo ricorre spesso nel modo in cui Volocom parla di informazione: il valore non consiste nel sovraccaricare le notizie già presenti, bensì nel ridurre il tempo necessario per arrivare a quelle utili.
Quali caratteristiche deve avere un buon sistema di Media Monitoring?
Un buon sistema di Media Monitoring deve coprire le fonti rilevanti senza sommergere l’utente di risultati inutili. Completezza e pertinenza vanno quindi valutate insieme: una base molto ampia serve poco se la ricerca non distingue ciò che interessa; una ricerca precisa su un insieme troppo ristretto di fonti può invece dare una falsa sensazione di completezza.
Contano anche la rapidità con cui i documenti diventano disponibili, la possibilità di personalizzare fonti e argomenti, l’accesso al contenuto originale e la capacità di organizzare i risultati in modo coerente con il lavoro dell’utente. Per radio e TV è importante poter risalire dal testo ricercabile al passaggio audio-video e conservarne il contesto.
C’è poi un elemento meno visibile, ma decisivo: la verifica. Il periodo di rodaggio delle query e, quando previsto dal servizio, il controllo editoriale servono a correggere ambiguità e classificazioni errate.
Per Volocom c’è poi un ulteriore aspetto che non può essere secondario: il rispetto del diritto d’autore e delle regole che disciplinano l’utilizzo dei contenuti editoriali. È un principio che accompagna la storia dell’azienda e che ha riguardato sia lo sviluppo dell’edicola digitale, sia i servizi di rassegna stampa e monitoraggio.
Un sistema efficace deve quindi rispondere a una domanda molto pratica: mi sta aiutando a capire cosa devo leggere, oppure mi sta solamente mostrando più contenuti?
Come si è evoluto il Media Monitoring in Volocom?
Quando Volocom nasce, nel 2001, il punto di partenza non è ancora il Media Monitoring. L’azienda lavora sull’Information Retrieval e sul Knowledge Management, sviluppando tecnologie capaci di cercare, organizzare e recuperare informazioni all’interno di grandi archivi.
Per mostrare le potenzialità di queste tecnologie ai potenziali clienti, vennero scelte le news, in quanto erano un terreno che accumunava diverse realtà, dalle banche alle aziende, fino alle istituzioni. La scelta si rivelò decisiva: più della dimostrazione tecnologica interessava la possibilità di cercare e gestire le notizie. Come racconta La Bussola d’Argento, furono spesso le richieste dei clienti a indicare la direzione da seguire.
Nel 2003 nacque VoloPress per l’analisi delle notizie online; in seguito arrivò Media Coverage, lo strumento pensato per gestire il flusso di notizie e organizzarlo in una rassegna stampa. L’Information Retrieval cominciò così a tradursi in un servizio dedicato al mondo dell’informazione.
Con il tempo sono aumentati i canali, i volumi e le esigenze dei clienti. Alla ricerca si sono affiancati la gestione dei contenuti radio-televisivi, le piattaforme di consultazione, le rassegne multimediali e le attività di analisi della Report Factory. Il Media Monitoring è diventato la base di servizi differenti, non il nome di un unico strumento.
Il problema di fondo, però, è rimasto riconoscibile: trovare l’informazione utile senza essere sommersi da tutto il resto. È qui che l’immagine dell’ago nel pagliaio conserva il suo significato e incontra il principio che accompagna Volocom da anni: conoscere per agire.
FAQ
– Che cos’è il Media Monitoring?
È l’attività con cui si ricercano, raccolgono e organizzano nel tempo le informazioni pubblicate dai media su un’azienda, una persona, un brand o un argomento. Può comprendere stampa, web, agenzie di stampa, radio e televisione.
– Quali fonti comprende il Media Monitoring?
Può comprendere quotidiani e periodici, testate e siti web, agenzie di stampa, notiziari e programmi radiofonici e televisivi. Le fonti effettivamente incluse dipendono dal perimetro e dagli obiettivi del progetto.
– Qual è la differenza tra Media Monitoring e rassegna stampa?
Il Media Monitoring individua e raccoglie i contenuti pubblicati dalle fonti selezionate. La rassegna stampa applica a quel flusso una selezione editoriale e organizza le notizie per argomento, importanza e necessità del destinatario.
– A cosa serve il Media Monitoring per un’azienda?
Permette di seguire ciò che i media pubblicano sul brand, sui manager, sui prodotti, sui concorrenti e sui temi rilevanti per il settore. Riduce le ricerche manuali e crea una base ordinata per comunicazione, analisi e decisioni.
